Plataforma de Recepción Inteligente

Qu’est-ce que la Plataforma de Recepción Inteligente

La Plataforma de Recepción Inteligente est le module de Futuh qui reçoit les documents et demandes entrants, les identifie à l’aide d’un agent IA et les convertit en travail organisé dans le système. Chaque document entrant est reconnu par son type (un NIF, un certificat d’activité, une mémoire économique, une déclaration sur l’honneur), associé au cycle de collecte qui l’attendait, et mis à disposition de la personne de l’équipe chargée de le valider.

Le problème résolu est courant dans les organisations qui traitent des appels à projets, gèrent des consortiums ou demandent de la documentation à leurs partenaires. Les documents arrivent par des canaux différents et dans des formats hétérogènes. Quelqu’un doit ouvrir chaque PDF, lire les premières pages pour savoir ce que c’est, le noter dans un tableau, l’archiver dans le bon dossier et prévenir le responsable de validation. Multiplié par trente partenaires et sept types de documents par partenaire, ce travail consomme des heures chaque semaine et crée des lacunes dès que quelqu’un est distrait.

Comment ça fonctionne en pratique

La plateforme s’organise en quatre pièces qui agissent en chaîne :

Cycles de collecte. Une administratrice définit un cycle pour une situation récurrente : « documentation initiale des partenaires 2026 » ou « justification intermédiaire consortium NEXT-MED ». Chaque cycle regroupe les types de documents attendus et les personnes ou organisations à qui on va les demander.
Demandes individuelles. À l’ouverture du cycle, le système crée une demande documentaire pour chaque destinataire, avec un lien de dépôt unique envoyé par e-mail. La personne destinataire dépose ses documents sans avoir besoin d’un compte Futuh.
Classification IA. Quand un document entre, un agent IA lit son nom, son type MIME et, s’il s’agit d’un PDF, son contenu. Il compare avec les types attendus et émet une classification avec un degré de confiance entre 0 et 1. S’il dépasse le seuil de confiance configuré (0,7 par défaut), le document est validé automatiquement ; sinon, il reste en attente de révision.
Validation et suivi. L’opérateur voit la corbeille des documents reçus avec leur état, leur classification proposée et leur degré de confiance. Il confirme ou corrige chaque cas. Quand un destinataire est en retard, un cron quotidien envoie des rappels escaladés (cordial, assertif, urgent) selon la politique configurée.

Quand est-ce que ça vous apporte quelque chose

La plateforme est conçue pour les organisations qui reçoivent de la documentation de tiers de façon systématique. Les trois cas canoniques sont :

Consortiums et projets en réseau. Quand votre organisation pilote ou participe à un consortium et doit collecter des documents de plusieurs entités partenaires pour une justification. Chaque partenaire a son propre lien de dépôt et la coordinatrice voit le degré d’avancement du consortium en une seule vue.
Justification interne de subventions. Quand au sein de votre organisation plusieurs équipes contribuent des documents (factures, tickets, certificats, feuilles d’activité) à un même dossier. Chaque équipe dépose ce qui lui revient depuis son lien, le système le classe et la coordinatrice du dossier clôture quand c’est complet.
Collecte documentaire de membres ou partenaires. Quand vous devez tenir à jour la documentation de vos organisations membres ou partenaires habituels (NIF, statuts, certificats de mise à jour fiscale, plans annuels) et souhaitez transformer cette collecte annuelle en un processus prévisible.

Le cas typique est celui de la chargée de projets qui ouvre Futuh le matin, regarde la corbeille, confirme quatre classifications résolues avec une confiance élevée, en corrige une en attente et en rejette une autre arrivée par erreur.

Comment ça s’articule avec le reste

La plateforme est intégrée aux projets de Futuh :

Chaque cycle peut être associé à un projet de l’ERP. Le système sait alors quelles organisations partenaires réceptrices, quels financeurs et quels membres de l’équipe interviennent, et dirige les demandes documentaires vers qui il faut sans que l’opérateur ait à énumérer les destinataires.
La classification, la validation avec confiance et la génération de rappels utilisent des agents IA configurables. L’administratrice choisit quel modèle IA les supporte.
Un module complémentaire ajoute le lien public de dépôt que la personne destinataire utilise depuis l’extérieur de votre instance.
Le catalogue de types documentaires canoniques est servi depuis la Fédération Futuh quand votre instance est fédérée : les types de base du secteur arrivent déjà définis.

Ce que la version actuelle NE fait PAS

La version actuelle a un périmètre délimité. Il est utile de savoir ce qui est exclu :

Elle n’archive pas les documents validés dans votre système de fichiers. Quand un document est validé, il vit comme pièce jointe de l’enregistrement Futuh. L’intégration avec SharePoint, OneDrive ou un serveur propre est prévue pour une phase ultérieure.
Elle ne traite pas les e-mails entrants comme déclencheur. Aujourd’hui les demandes documentaires sont créées depuis un cycle défini par l’administratrice. La détection automatique depuis une boîte partagée est en backlog. [VERIFY: ticket pendiente Algalia §3.1.]
Elle ne signe pas électroniquement les documents. Si vous avez besoin de signer un accord associé, cette partie se résout avec Sign natif de Odoo et se référence depuis la tâche correspondante.

Comment ce module se connecte aux autres

La Plataforma de Recepción Inteligente est la porte d’entrée documentaire de votre organisation. Elle reçoit ce qui arrive de l’extérieur et, selon son contenu, déclenche du travail dans d’autres modules. Quand une demande classifie comme demande de projet, elle escalade vers Gestión de ayudas à l’étape Planning. Silvio peut agir sur les demandes reçues, valider des classifications automatiques ou envoyer des rappels quand un destinataire est en retard. Le catalogue de types documentaires canoniques n’est pas inventé par vous : il vient de la Federación Futuh. Et quand une demande fait référence à un appel à projets public ouvert, elle peut être comparée au catalogue que surveille Radar.

Module	Ce que ce module lui apporte / ce qu’il lui apporte	Flux
Gestión de ayudas	Quand une demande classifie comme demande de projet, elle escalade à l’étape Planning	Traiter une demande documentaire
Silvio	Silvio peut valider des demandes, ouvrir des tâches et envoyer des rappels via les outils	Converser avec Silvio
Federación Futuh	Reçoit du Hub Central les modèles documentaires canoniques	Synchroniser avec la Fédération
Radar	(relation bidirectionnelle émergente quand la demande fait référence à un appel ouvert)	(flux émergent)

Pour aller plus loin

Travailler avec des demandes documentaires depuis la Plataforma de Recepción Inteligente si vous l’utilisez au quotidien.
Configurer la Plataforma de Recepción Inteligente si vous allez monter des cycles, des types et des règles de rappel.
Glossaire pour les termes canon qui apparaissent ici.