Procesar una petición documental
Quién interviene
Section titled “Quién interviene”- Administradora de ciclos: define qué documentos espera tu organización, de quién, en qué plazo.
- Personas destinatarias: socias del consorcio, contrapartes, equipos internos que suben documentos desde su enlace.
- Técnica operadora: revisa la bandeja diaria de documentos clasificados por la IA y valida o corrige.
Paso 1: Llegada de la petición
Section titled “Paso 1: Llegada de la petición”Una petición documental entra en la Plataforma de Recepción Inteligente por uno de estos canales:
- Ciclo de recogida: la administradora ha definido previamente un ciclo (por ejemplo, “documentación inicial de contrapartes 2026”) con tipos esperados y destinatarios. El sistema crea automáticamente una petición documental para cada destinatario, con su enlace único de subida.
- Subida desde portal: la persona destinataria recibe el enlace por correo, lo abre, sube los documentos sin necesidad de cuenta Futuh.
- Archivo entrante manual: en algunos casos, la propia operadora sube un documento que llegó por otro canal (un email manual, una entrega presencial) al ciclo que corresponde.
Paso 2: Clasificación por IA
Section titled “Paso 2: Clasificación por IA”En cuanto un documento entra, un agente IA del módulo lo analiza:
- Lee el nombre del archivo, su tipo MIME y, si es PDF, el contenido extraído.
- Lo compara contra los tipos esperados en el ciclo (un NIF, un certificado de actividad, una memoria económica, una declaración responsable).
- Emite una clasificación con un grado de confianza entre 0 y 1.
Si el grado de confianza supera el umbral configurado (por defecto 0,7), el documento queda validado automáticamente. Si no, queda en espera de revisión humana.
Para detalle de la mecánica IA, ver Plataforma de Recepción Inteligente.
Paso 3: Validación humana
Section titled “Paso 3: Validación humana”- Abre Plataforma de Recepción Inteligente → Bandeja de documentos recibidos.
- Filtra por estado Pendiente de revisión para ver lo que la IA no clasificó con confianza alta.
- Para cada documento, revisa la clasificación propuesta y el grado de confianza.
- Confirma o corrige la clasificación, o rechaza el documento si no aplica al ciclo.
La operadora puede confirmar lotes grandes de un vistazo cuando la IA acierta con confianza alta. La revisión solo se detiene en los casos dudosos.
Paso 4: Cierre como tarea
Section titled “Paso 4: Cierre como tarea”Una vez validado un documento, se asocia a una tarea del ciclo. La tarea queda cerrada cuando todos los documentos esperados de un destinatario han llegado y han sido validados.
Esto significa que cada destinatario tiene su propia tarea en el ciclo, con un porcentaje de avance visible. La coordinadora del ciclo ve en una sola vista el grado de avance del consorcio o del expediente.
En la mayoría de los casos canon (recogida documental de socios, justificación interna de subvenciones, documentación de contrapartes), el flujo termina aquí: ciclo completo, todos los documentos archivados como adjuntos de los registros Futuh, recordatorios enviados a los rezagados, expediente cerrado.
Paso 5 (opcional): Escalado a proyecto
Section titled “Paso 5 (opcional): Escalado a proyecto”Hay casos en los que una petición documental no se queda como tarea simple sino que detona un proyecto completo. Ejemplos canónicos:
- Llega documentación de una convocatoria privada que no estaba en Radar, pero que merece presentarse.
- Una entidad socia pide a tu organización liderar un consorcio nuevo.
- Una administración pública pide a tu organización aportar un peritaje o un dictamen formal.
En estos casos, la técnica operadora escala manualmente la tarea a un proyecto en Gestión de ayudas. El sistema preserva el enlace bidireccional: el proyecto sabe que vino de la Plataforma de Recepción Inteligente, y los documentos validados se mantienen accesibles desde el proyecto.
A partir de ahí, el flujo continúa dentro de Gestión de ayudas con el ciclo de formulación y presentación.
Paso 6: Recordatorios automáticos a destinatarios
Section titled “Paso 6: Recordatorios automáticos a destinatarios”Mientras el ciclo está abierto, un cron diario revisa los destinatarios que se han retrasado y envía recordatorios escalados según la política configurada:
- Tier 1: tono amable, recordatorio educado.
- Tier 2: asertivo, mención del plazo límite.
- Tier 3: urgente, aviso de que el plazo se ha pasado.
Cada recordatorio se registra en el chatter de la petición correspondiente, con marca automática por el sistema para distinguirlo de los recordatorios que la operadora envíe a mano.
Cómo encaja con el resto
Section titled “Cómo encaja con el resto”| Módulo | Qué aporta al flujo | Detalle |
|---|---|---|
| [[Plataforma_de_Recepcion_Inteligente]] | Recibe documentos, clasifica con IA, gestiona el ciclo de recogida | Plataforma de Recepción Inteligente |
| [[Silvio]] | Consulta peticiones pendientes y avisa de retrasos | Silvio |
| [[Gestion_de_ayudas]] | Acoge el proyecto cuando una petición escala | Gestión de ayudas |
| [[Federacion_Futuh]] | Aporta el catálogo de tipos documentales canon del sector | Federación Futuh |
Para entender más
Section titled “Para entender más”- Plataforma de Recepción Inteligente para el detalle del módulo.
- Captar y formular una convocatoria si la petición escala a proyecto y necesitas el flujo de formulación.
- Glosario para los términos canon: petición documental, tarea, ciclo, agente IA.