Travailler avec des demandes documentaires depuis la Plataforma de Recepción Inteligente

À quoi ça sert

Cette page parcourt les tâches fréquentes de l’opérateur sur la Plataforma de Recepción Inteligente : réviser la corbeille du jour, interpréter la classification IA et résoudre les demandes documentaires qui ne se sont pas clôturées automatiquement.

Avant de commencer

• Rôle : opérateur avec accès au module Recepción Inteligente.
• Votre organisation a au moins un cycle de documentation ouvert créé par l’administratrice.
• Temps estimé : 5-10 min par session quotidienne.

Réviser la corbeille du jour

Chaque document entrant apparaît dans la corbeille avec sa classification proposée et son état. La révision quotidienne commence ici.

1. Ouvrez Recepción Inteligente → Documents reçus.
2. Par défaut, vous verrez les documents du dernier cycle actif. Si vous gérez plusieurs cycles, utilisez le filtre Cycle pour affiner.
3. Filtrez par État : En attente de révision pour voir uniquement ceux que le système n’a pas su valider seul.
4. Pour chaque ligne, lisez la colonne Type proposé et la colonne Confiance (entre 0 et 1).

Les documents avec l’état Validé sont déjà clôturés : l’agent IA les a classés avec une confiance supérieure au seuil. Les En attente de révision sont ceux qui requièrent votre confirmation ou correction.

Valider ou corriger une classification

Ouvrir un document en attente vous amène au formulaire de révision, où vous confirmez le type proposé, le corrigez ou rejetez le document.

1. Cliquez sur une ligne avec l’état En attente de révision.
2. Vérifiez la pièce jointe avec le bouton Voir le document.
3. Lisez le bloc Raisonnement IA : l’agent explique en une phrase pourquoi il propose ce type et quels champs il a détectés.
4. Si le type est correct, cliquez sur Valider. Le document passe à Validé et est associé à la demande documentaire.
5. Si le type est incorrect mais que le document est légitime, changez le champ Type pour la valeur correcte et cliquez sur Valider.
6. Si le document est arrivé par erreur, cliquez sur Rejeter et écrivez dans Motif une courte phrase. La personne destinataire recevra un e-mail avec le motif et le lien de dépôt pour réessayer.

Sur la confiance IA

La confiance est la probabilité estimée que l’agent IA attribue à sa propre classification. En dessous du seuil du cycle (0,7 par défaut), le document reste en attente. Une confiance élevée ne garantit pas que la classification est correcte : révisez toujours les documents en attente et, à la clôture du cycle, un échantillon de ceux validés automatiquement.

Voir l’avancement d’un cycle

Le cycle vous indique combien de demandes sont complètes et combien sont encore ouvertes. C’est la vue vers laquelle vous vous tournez quand on vous demande « est-ce qu’on est dans les temps ? ».

1. Ouvrez Recepción Inteligente → Cycles et sélectionnez le cycle actif.
2. Dans l’en-tête, vous verrez Avancement : pourcentage de demandes complètes sur le total.
3. Le bloc Demandes liste chaque destinataire avec son état : Sans documents, Partiel ou Complet.
4. Cliquez sur une demande pour voir le détail : quels types manquent, quels documents sont arrivés et la dernière activité (dernier envoi, dernier rappel).

Envoyer un rappel manuel

Quand une demande est sans activité depuis plusieurs jours et que vous préférez prévenir avant le rappel automatique, vous le lancez manuellement et choisissez le ton.

1. Ouvrez la demande depuis la liste du cycle.
2. Cliquez sur le bouton Envoyer un rappel.
3. Dans la fenêtre surgissante, choisissez le Niveau :
   • Niveau 1 (cordial) : ton aimable, rappelle l’échéance sans pression.
   • Niveau 2 (assertif) : ton direct, signale explicitement le retard.
   • Niveau 3 (urgent) : ton ferme, mentionne les conséquences du retard s’il y en a.
4. Cliquez sur Envoyer. Le système rédige l’e-mail avec le style configuré pour le cycle et l’envoie avec le lien de dépôt actualisé.
5. La conversation enregistre l’envoi avec votre nom comme expéditeur. Les rappels du cron quotidien sont en revanche marqués comme envoyés « automatiquement par le système ».

Clôturer un cycle

Quand l’échéance arrive, il convient de clôturer le cycle : il passe en état de consultation et les liens de dépôt sont désactivés.

1. Ouvrez le cycle depuis Recepción Inteligente → Cycles.
2. Vérifiez que le pourcentage de demandes complètes est celui attendu. S’il y a des demandes partielles, décidez avec l’administratrice s’il faut attendre ou clôturer.
3. Cliquez sur le bouton Clôturer le cycle dans l’en-tête.
4. Le cycle passe à l’état Clôturé, les liens de dépôt expirent et les documents validés sont disponibles comme pièces jointes du projet associé.

Résolution des problèmes fréquents

• Le document apparaît en attente avec une confiance de 0,40 et le raisonnement indique “type non concluant”. Le PDF a peu de texte extractible (par exemple, c’est un scan sans OCR). Validez manuellement ou rejetez avec le motif “document illisible, renvoyez-le scanné avec OCR”.
• Le portail de dépôt affiche “cycle non opérationnel” mais le cycle est ouvert. Vérifiez la date de début du cycle : si elle n’est pas encore atteinte, le portail bloque les dépôts jusqu’alors. Prévenez l’administratrice s’il s’agit d’une erreur de configuration.
• Je ne reçois pas l’e-mail de rappel automatique. Vérifiez que le champ E-mail du destinataire est renseigné et valide. Les demandes sans e-mail sont ignorées par le cron et enregistrées dans le journal ; demandez à l’administratrice de consulter le journal quotidien.

Prochaines étapes

• Configurer la Plataforma de Recepción Inteligente si vous allez monter des cycles, des types attendus ou des politiques de rappel.
• Plataforma de Recepción Inteligente : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert si vous souhaitez comprendre la place du module dans Futuh.
• Glossaire pour les termes canon qui apparaissent ici.