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Trabajar con peticiones desde la Plataforma de Recepción Inteligente

Revisar la bandeja del día

Section titled “Revisar la bandeja del día”

Cada documento que entra aparece en la bandeja con su clasificación propuesta y su estado. La revisión diaria empieza aquí.

  1. Abre Recepción Inteligente → Documentos recibidos.
  2. Por defecto verás los documentos del último ciclo activo. Si gestionas varios, usa el filtro Ciclo para acotar.
  3. Filtra por Estado: Pendiente de revisión para ver solo los que el sistema no ha sabido validar solo.
  4. Para cada fila, lee la columna Tipo propuesto y la columna Confianza (entre 0 y 1).

Los documentos con estado Validado ya están cerrados: el agente IA los clasificó con confianza por encima del umbral. Los Pendientes de revisión son los que requieren tu confirmación o corrección.

Validar o corregir una clasificación

Section titled “Validar o corregir una clasificación”

Abrir un documento pendiente te lleva al formulario de revisión, donde confirmas el tipo propuesto, lo corriges o rechazas el documento.

  1. Haz clic en una fila con estado Pendiente de revisión.
  2. Comprueba el adjunto con el botón Ver documento.
  3. Lee el bloque Razonamiento IA: el agente explica en una frase por qué propone ese tipo y qué campos detectó.
  4. Si el tipo es correcto, pulsa Validar. El documento pasa a Validado y queda asociado a la petición.
  5. Si el tipo es incorrecto pero el documento es legítimo, cambia el campo Tipo al valor correcto y pulsa Validar.
  6. Si el documento llegó por error, pulsa Rechazar y escribe en Motivo una frase breve. La persona destinataria recibirá un correo con el motivo y el enlace de subida para reintentar.

Ver el avance de un ciclo

Section titled “Ver el avance de un ciclo”

El ciclo te dice cuántas peticiones están completas y cuántas siguen abiertas. Es la vista a la que vas cuando te preguntan “¿vamos cumpliendo?”.

  1. Abre Recepción Inteligente → Ciclos y selecciona el ciclo activo.
  2. En la cabecera verás Progreso: porcentaje de peticiones completas sobre el total.
  3. El bloque Peticiones lista cada destinatario con su estado: Sin documentos, Parcial o Completa.
  4. Haz clic en una petición para ver el detalle: qué tipos faltan, qué documentos llegaron y la última actividad (último envío, último recordatorio).

Enviar un recordatorio manual

Section titled “Enviar un recordatorio manual”

Cuando una petición lleva días sin movimiento y prefieres avisar antes del recordatorio automático, lo lanzas a mano y eliges el tono.

  1. Abre la petición desde la lista del ciclo.
  2. Pulsa el botón Enviar recordatorio.
  3. En la ventana emergente, elige el Nivel:
    • Nivel 1 (amable): tono cordial, recuerda el plazo sin presión.
    • Nivel 2 (asertivo): tono directo, marca explícitamente el retraso.
    • Nivel 3 (urgente): tono firme, menciona consecuencias del retraso si las hubiera.
  4. Pulsa Enviar. El sistema redacta el correo con el estilo configurado para el ciclo y lo envía con el enlace de subida actualizado.
  5. La conversación registra el envío con tu nombre como remitente. Los recordatorios del cron diario se marcan en cambio como enviados “automáticamente por el sistema”.

Cerrar un ciclo

Section titled “Cerrar un ciclo”

Cuando el plazo termina, conviene cerrar el ciclo: deja el ciclo en estado de consulta y libera los enlaces de subida.

  1. Abre el ciclo desde Recepción Inteligente → Ciclos.
  2. Comprueba que el porcentaje de completas es el esperado. Si hay peticiones parciales, decide con la administradora si esperar o cerrar.
  3. Pulsa el botón Cerrar ciclo en la cabecera.
  4. El ciclo pasa a estado Cerrado, los enlaces de subida quedan caducados y los documentos validados quedan disponibles como adjuntos del proyecto asociado.

Solución de problemas frecuentes

Section titled “Solución de problemas frecuentes”
  • El documento aparece como pendiente con confianza 0,40 y el razonamiento dice “tipo no concluyente”. El PDF tiene poco texto extraíble (por ejemplo, es un escaneo sin OCR). Valida a mano o rechaza con motivo “documento ilegible, reenvíalo escaneado con OCR”.
  • El portal de subida me dice “ciclo no operativo” pero el ciclo está abierto. Comprueba la fecha de inicio del ciclo: si todavía no ha llegado, el portal bloquea las subidas hasta entonces. Avisa a la administradora si es un error de configuración.
  • No recibo el correo de recordatorio automático. Comprueba que el campo Correo del destinatario está informado y es válido. Las peticiones sin correo se omiten del cron y se registran en el log; pídele a la administradora que revise el log diario.

Próximos pasos

Section titled “Próximos pasos”