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Configurar la Plataforma de Recepción Inteligente

Definir los tipos de documento esperados

Section titled “Definir los tipos de documento esperados”

Cada ciclo espera unos tipos concretos (NIF, certificado de actividad, memoria económica). El catálogo se reutiliza entre ciclos.

  1. Abre Recepción Inteligente → Configuración → Tipos de documento. Si tu instancia está federada con el canon documental, los tipos básicos del sector ya están cargados; no los dupliques.
  2. Para añadir uno, pulsa Crear y rellena Código (corto, minúsculas, sin espacios; lo usa la clasificación IA y no debería cambiar), Nombre, Área (identificación, formulación, ejecución o justificación) e Instrucciones para el agente IA. Cuanto más concretas, mejor: “documento con CIF/NIF, razón social y dirección fiscal; una página, PDF AEAT”.
  3. Guarda. El tipo queda disponible para flujos y ciclos.

Crear un flujo y un ciclo de recogida

Section titled “Crear un flujo y un ciclo de recogida”

El flujo es la plantilla (tipos, destinatarios, tono). El ciclo es una instancia concreta del flujo en un periodo.

  1. Abre Recepción Inteligente → Configuración → Flujos y pulsa Crear.
  2. Rellena Nombre, Origen de destinatarios (uno de los seis valores canon: socios general, usuarias internas, custom, socias receptoras del proyecto, financiadoras del proyecto, equipo del proyecto), Proyecto si el origen es de proyecto, y Perfil de estilo.
  3. En Tipos esperados añade los tipos del catálogo que se pedirán. En Política de recordatorios edita las Reglas de escalado (sección dedicada más abajo). Guarda.
  4. Vuelve a Recepción Inteligente → Ciclos, pulsa Crear, asocia el ciclo al flujo y define Fecha de inicio y Fecha de fin.
  5. Pulsa Abrir en la cabecera. El sistema genera una petición por destinatario con su enlace único y envía el correo de inicio.

Ajustar el umbral de confianza

Section titled “Ajustar el umbral de confianza”

El umbral decide cuándo el sistema valida automáticamente un documento y cuándo lo deja en pendiente.

  1. Para el valor por defecto, abre Ajustes → Técnico → Parámetros del sistema y busca coop_documentation.classification_threshold. Su valor por defecto es 0.7.
  2. Para sobrescribirlo en un flujo concreto, abre el flujo y rellena Umbral de confianza. El valor 0,0 significa “usar el por defecto del sistema”.
  3. Si activas el portal con verificación, ajusta coop_documentation.verify_threshold (por defecto 0.7) para la verificación cruzada entre el tipo declarado por la persona destinataria y el detectado por el agente IA.

Conectar el modelo IA

Section titled “Conectar el modelo IA”

La plataforma usa el modelo IA configurado para la instancia. Abre Configuración → Modelo IA y comprueba que tiene Tipo: chat (los modelos de embeddings se descartan). Para priorizar un modelo por tipo de documento, asócialo en el campo Modelo IA del tipo cuando esté disponible. [VERIFY: ticket multi-modelo per-tipo pendiente.]

Configurar la política de recordatorios escalados

Section titled “Configurar la política de recordatorios escalados”

Cuando una petición se retrasa, el cron diario decide si enviar un recordatorio y de qué nivel. La política vive en el flujo como un JSON corto.

  1. Abre el flujo y ve a Política de recordatorios.
  2. Reglas de escalado acepta una lista de tres entradas, una por nivel (1 amable, 2 asertivo, 3 urgente). Cada entrada lleva tier (1, 2 o 3) y days_after_deadline (días tras la fecha límite; un valor negativo dispara pre-avisos antes del vencimiento).
  3. Ejemplo canónico: [{"tier": 1, "days_after_deadline": -3}, {"tier": 2, "days_after_deadline": 2}, {"tier": 3, "days_after_deadline": 7}] produce un pre-aviso amable 3 días antes del cierre, un asertivo 2 días después y uno urgente a la semana.
  4. Una lista vacía ([]) significa silencio: el flujo no envía recordatorios automáticos. El cap es rígido en 3 niveles; los extras se ignoran y quedan en el log.
  5. Guarda. El cron recoge la política en su próxima ejecución.

Programar y monitorizar el cron diario

Section titled “Programar y monitorizar el cron diario”

El envío automático corre como acción programada de Odoo en Ajustes → Técnico → Automatización → Acciones programadas → Recepción Inteligente: enviar recordatorios pendientes. Por defecto se ejecuta cada día a las 08:00 UTC: mantén una sola ejecución diaria y ajusta la hora si trabajas en otra franja. Para auditar una ejecución, busca en el log del servidor las líneas con coop_documentation._cron_send_pending_followups.

Solución de problemas frecuentes

Section titled “Solución de problemas frecuentes”
  • El cron corre pero no envía nada. El flujo tiene reglas vacías ([] es silencio deliberado) o las peticiones no tienen correo.
  • Los recordatorios llegan al spam. El remitente del cron no coincide con la dirección autorizada en el servidor de correo. En DonDominio, Postfix o SES debe coincidir con el Responsable del ciclo.
  • El agente IA clasifica con confianza muy baja. Las Instrucciones del tipo son demasiado escuetas. Amplíalas con ejemplos del formato esperado.

Próximos pasos

Section titled “Próximos pasos”