Plataforma de Recepción Inteligente

Qué es la Plataforma de Recepción Inteligente

La Plataforma de Recepción Inteligente es el módulo de Futuh que recoge documentos y solicitudes entrantes, los identifica con ayuda de un agente IA y los convierte en trabajo organizado dentro del sistema. Cada documento entrante se reconoce por su tipo (un NIF, un certificado de actividad, una memoria económica, una declaración responsable), se asocia al ciclo de recogida que lo estaba esperando y queda disponible para la persona del equipo que tiene que validarlo.

El problema que resuelve es habitual en organizaciones que tramitan convocatorias, gestionan consorcios o piden documentación a sus contrapartes. Los documentos llegan por canales distintos y en formatos heterogéneos. Alguien tiene que abrir cada PDF, leer las primeras páginas para saber qué es, anotarlo en una hoja, archivarlo en la carpeta correcta y avisar al responsable de validación. Multiplicado por treinta contrapartes y siete tipos de documento por contraparte, ese trabajo come horas cada semana y deja huecos cada vez que alguien se distrae.

Cómo funciona en la práctica

La plataforma se organiza en cuatro piezas que actúan en cadena:

Ciclos de recogida. Una administradora define un ciclo para una situación recurrente: “documentación inicial de contrapartes 2026” o “justificación intermedia consorcio NEXT-MED”. Cada ciclo agrupa los tipos de documento esperados y las personas u organizaciones a las que se los va a pedir.
Peticiones individuales. Al abrir el ciclo, el sistema crea una petición documental para cada destinatario, con un enlace único de subida que se envía por correo. La persona destinataria sube sus documentos sin necesidad de cuenta Futuh.
Clasificación IA. Cuando un documento entra, un agente IA lee su nombre, su tipo MIME y, si es un PDF, su contenido. Compara contra los tipos esperados y emite una clasificación con un grado de confianza entre 0 y 1. Si supera el umbral configurado (por defecto 0,7), el documento queda validado automáticamente; si no, queda en espera de revisión.
Validación y seguimiento. La persona operadora ve la bandeja de documentos recibidos con su estado, su clasificación propuesta y su grado de confianza. Confirma o corrige cada caso. Cuando un destinatario se retrasa, un cron diario envía recordatorios escalados (amable, asertivo, urgente) según la política configurada.

Cuándo te aporta

La plataforma está pensada para organizaciones que reciben documentación de terceros de forma sistemática. Los tres casos canónicos son:

Consorcios y proyectos en red. Cuando tu organización lidera o participa en un consorcio y tiene que recoger documentos de varias entidades socias para una justificación. Cada socia tiene un enlace de subida propio y la coordinadora ve el grado de avance del consorcio en una sola vista.
Justificación interna de subvenciones. Cuando dentro de tu organización varios equipos contribuyen documentos (facturas, tickets, certificados, partes de actividad) a un mismo expediente. Cada equipo sube lo suyo desde su enlace, el sistema lo clasifica y la coordinadora del expediente cierra cuando está completo.
Recogida documental de socios o contrapartes. Cuando tienes que mantener actualizada la documentación de tus organizaciones miembro o contrapartes habituales (NIF, escrituras, certificados de estar al corriente, planes anuales) y quieres convertir esa recogida anual en un proceso predecible.

El caso típico es el de la técnica de proyectos que abre Futuh por la mañana, mira la bandeja, confirma cuatro clasificaciones resueltas con confianza alta, corrige una pendiente y rechaza otra que llegó por error.

Cómo encaja con el resto

La plataforma vive cosida a los proyectos de Futuh:

Cada ciclo puede asociarse a un proyecto del ERP. El sistema sabe entonces qué socias receptoras, qué entidades financiadoras y qué personas del equipo intervienen, y dirige las peticiones a quien corresponda sin que la operadora enumere destinatarios.
La clasificación, la validación con confianza y la generación de recordatorios usan agentes IA configurables. La administradora decide qué modelo IA los respalda.
Un módulo adicional añade el enlace público de subida que la persona destinataria usa desde fuera de tu instancia.
El catálogo de tipos documentales canónicos se sirve desde la Federación Futuh cuando tu instancia está federada: los tipos básicos del sector llegan ya definidos.

Lo que NO hace en la versión actual

La versión actual tiene un alcance acotado. Conviene saber qué queda fuera:

No archiva los documentos validados en tu sistema de ficheros. Cuando un documento queda validado, vive como adjunto del registro Futuh. La integración con SharePoint, OneDrive o un servidor propio está prevista para fase posterior.
No procesa correos entrantes como disparador. Hoy las peticiones se crean desde un ciclo definido por la administradora. La detección automática desde un buzón compartido está en backlog. [VERIFY: ticket pendiente Algalia §3.1.]
No firma electrónicamente los documentos. Si necesitas firmar un acuerdo asociado, esa parte se resuelve con Sign nativo de Odoo y se referencia desde la tarea correspondiente.

Cómo se conecta con otros módulos

La Plataforma de Recepción Inteligente es la puerta de entrada documental de tu organización. Recoge lo que llega de fuera y, según lo que contenga, dispara trabajo en otros módulos. Cuando una petición clasifica como solicitud de proyecto, escala a Gestión de ayudas en el stage Planning. Silvio puede actuar sobre las peticiones recibidas, validar clasificaciones automáticas o enviar recordatorios cuando un destinatario se retrasa. El catálogo de tipos documentales canónicos no lo inventas tú: llega de la Federación Futuh. Y cuando una petición refiere a una convocatoria pública abierta, puede contrastarse con el catálogo que vigila Radar.

Módulo	Qué le aporta este módulo / qué le aporta a este	Flujo
Gestión de ayudas	Cuando una petición clasifica como solicitud de proyecto, escala a stage Planning	Procesar una petición documental
Silvio	Silvio puede validar peticiones, abrir tareas y enviar recordatorios vía Tools	Conversar con Silvio
Federación Futuh	Recibe del Hub Central las plantillas documentales canónicas	Sincronizar con la Federación
Radar	(relación bidireccional emergente cuando la petición refiere a una convocatoria abierta)	(flujo emergente)

Para entender más

Trabajar con peticiones desde la Plataforma de Recepción Inteligente si vas a usarla en tu día a día.
Configurar la Plataforma de Recepción Inteligente si vas a montar ciclos, tipos y reglas de recordatorio.
Glosario para los términos canon que aparecen aquí.