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Partage de projets en consortium

Comment s’organise un consortium

Section titled “Comment s’organise un consortium”

Chaque projet partagé a un chef de file (l’organisation qui crée le partage et publie la structure) et un ou plusieurs partenaires. Aux fins de l’exécution, le chef de file est un partenaire comme les autres : tout membre pousse et voit l’exécution des lignes qui lui sont attribuées.

Où se trouve chaque chose dans votre instance :

  • Federación Futuh → Compartidos conmigo : le bac des partages que le Hub détient pour vos connexions actives. Actualizar (Rafraîchir) les récupère ; depuis une ligne, Vincular a un proyecto local relie le partage à l’un de vos projets.
  • Sur le projet relié, l’onglet Consorcio : le centre d’opérations. C’est là que vous poussez la structure et l’exécution, acceptez l’accord, marquez la révélation des DCP, consultez le journal des accès et gérez la rétention et la purge.

Accepter l’accord de responsabilité conjointe (RGPD art. 26)

Section titled “Accepter l’accord de responsabilité conjointe (RGPD art. 26)”

Partager l’exécution d’un projet signifie que plusieurs organisations traitent des données à caractère personnel communes (bénéficiaires, personnel, fournisseurs). Le RGPD art. 26 impose aux responsables conjoints de convenir de la répartition de leurs obligations. Futuh le concrétise sous la forme d’un accord dont l’acceptation est obligatoire avant tout échange d’exécution.

L’accord est un verrou strict pour chaque membre, chef de file compris : tant que vous n’acceptez pas la version en vigueur, le Hub retient les données d’exécution de ce partage. La structure du projet, elle, se synchronise ; les imputations et documents du consortium, non.

À quoi ressemble l’état bloqué et comment accepter :

  1. Ouvrez le projet et allez dans l’onglet Consorcio. Si l’accord est en attente, un avertissement apparaît : « Datos de ejecución retenidos. Debes aceptar el acuerdo de consorcio vigente (corresponsabilidad RGPD art. 26)… ».
  2. Le groupe Acuerdo de consorcio (RGPD art. 26) affiche la version requise (Versión del acuerdo requerida) et le lien de l’accord (URL del acuerdo, son texte public). Lisez-le avant d’accepter.
  3. Cliquez sur Aceptar el acuerdo de consorcio. La boîte de confirmation rappelle qu’une fois accepté, les données d’exécution commenceront à être échangées avec les partenaires.
  4. À la confirmation, votre instance enregistre l’acceptation de cette version sur le Hub et resynchronise. L’avertissement disparaît et l’exécution du consortium devient disponible. Une notification s’affiche : « Acuerdo de consorcio aceptado (versión …). Los datos de ejecución ya están disponibles. ».

Révéler les DCP de façon contrôlée

Section titled “Révéler les DCP de façon contrôlée”

Par défaut, l’exécution que vous poussez au consortium est pseudonymisée : le concept et le tiers d’une fiche de paie circulent sous forme de valeurs pseudonymisées, et seules les factures de fournisseur conservent le nom du fournisseur (donnée commerciale B2B). C’est le comportement hérité de la couche précédente.

Lorsqu’une justification au bailleur ou un audit exige qu’une imputation circule en clair, le propriétaire d’origine peut la révéler, en marquant les imputations une par une :

  1. Dans l’onglet Consorcio du projet, cliquez sur Revelar PII en las imputaciones. La liste éditable des imputations des lignes portant un code de consortium s’ouvre.
  2. Activez Revelar PII al consorcio sur les imputations précises dont vous avez besoin.
  3. Choisissez la Finalidad de la revelación (obligatoire dès que vous activez la révélation) : Justificación al financiador (justification au bailleur) ou Auditoría (audit). Si vous désactivez la révélation, la finalité est effacée automatiquement.
  4. Enregistrez et cliquez de nouveau sur Enviar ejecución al consorcio. Les imputations marquées circulent avec le concept et le tiers en clair ; les autres restent pseudonymisées.

Rétention et archivage

Section titled “Rétention et archivage”

Lorsque le chef de file ferme un partage, le Hub le fait passer à un état terminal et démarre son horloge de rétention de 4 ans : passé ce délai, le Hub purge définitivement les données d’exécution. L’administrateur du Hub peut prolonger la rétention par un legal hold lorsqu’une obligation légale l’exige.

Sur votre instance, lorsqu’une synchronisation détecte que le partage est entré dans un état terminal :

  • Le projet est marqué archivé et une bannière rouge apparaît dans l’onglet Consorcio : « Compartición de consorcio archivada. El Hub notificó esta compartición en un estado terminal y purgará definitivamente sus datos de ejecución cuando venza la ventana de retención… ».
  • Les miroirs locaux d’exécution et de documents sont gelés et conservés uniquement à des fins de traçabilité. Ils ne sont jamais supprimés automatiquement.

Pour supprimer la copie locale lorsque vous n’en avez plus besoin :

  1. Dans le groupe Retención del consorcio (archivado), cliquez sur Purgar espejos archivados.
  2. Confirmez. Seules les copies locales des miroirs (exécution et documents étrangers archivés) sont supprimées. Les données propres de votre projet (budget, documents propres) ne sont pas touchées.

Journal des accès

Section titled “Journal des accès”

La transparence du consortium est symétrique : tout membre d’un partage peut voir qui a accédé aux données de ce partage. Cela ne dépend pas du rôle.

  1. Dans l’onglet Consorcio du projet, cliquez sur Ver el registro de accesos.
  2. Une liste en lecture seule s’ouvre avec les entrées : Marca de tiempo (horodatage), Operación (opération), Organización solicitante (organisation demandeuse) et Referencia del recurso (référence de la ressource).

Pour aller plus loin

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