Aller au contenu

Traiter une demande documentaire

Qui intervient

Section titled “Qui intervient”
  • Administratrice des cycles : définit quels documents votre organisation attend, de qui, dans quel délai.
  • Personnes destinataires : partenaires du consortium, contreparties, équipes internes qui déposent des documents depuis leur lien.
  • Opératrice technique : révise la boîte de réception quotidienne de documents classifiés par l’IA et valide ou corrige.

Étape 1 : Arrivée de la demande

Section titled “Étape 1 : Arrivée de la demande”

Une demande documentaire entre dans la Plataforma de Recepción Inteligente par l’un de ces canaux :

  • Cycle de collecte : l’administratrice a préalablement défini un cycle (par exemple, « documentation initiale des contreparties 2026 ») avec les types attendus et les destinataires. Le système crée automatiquement une demande documentaire pour chaque destinataire, avec son lien de dépôt unique.
  • Dépôt depuis le portail : la personne destinataire reçoit le lien par e-mail, l’ouvre et dépose les documents sans avoir besoin d’un compte Futuh.
  • Archivage entrant manuel : dans certains cas, l’opératrice elle-même dépose un document qui est arrivé par un autre canal (un e-mail manuel, une remise en main propre) dans le cycle correspondant.

Étape 2 : Classification par l’IA

Section titled “Étape 2 : Classification par l’IA”

Dès qu’un document entre, un agent IA du module l’analyse :

  • Il lit le nom du fichier, son type MIME et, s’il s’agit d’un PDF, le contenu extrait.
  • Il le compare aux types attendus dans le cycle (un NIF, un certificat d’activité, une mémoire économique, une déclaration sur l’honneur).
  • Il émet une classification avec un degré de confiance entre 0 et 1.

Si le degré de confiance dépasse le seuil configuré (0,7 par défaut), le document est validé automatiquement. Sinon, il reste en attente de révision humaine.

Pour le détail du mécanisme IA, voir Plataforma de Recepción Inteligente.

Étape 3 : Validation humaine

Section titled “Étape 3 : Validation humaine”
  1. Ouvrez Plataforma de Recepción Inteligente → Boîte de réception des documents reçus.
  2. Filtrez par état En attente de révision pour voir ce que l’IA n’a pas classifié avec une confiance élevée.
  3. Pour chaque document, examinez la classification proposée et le degré de confiance.
  4. Confirmez ou corrigez la classification, ou rejetez le document s’il ne s’applique pas au cycle.

L’opératrice peut confirmer de grands lots d’un coup d’œil quand l’IA obtient un résultat de haute confiance. La révision ne se ralentit que sur les cas douteux.

Étape 4 : Clôture comme tâche

Section titled “Étape 4 : Clôture comme tâche”

Une fois un document validé, il est associé à une tâche du cycle. La tâche est clôturée quand tous les documents attendus d’un destinataire sont arrivés et ont été validés.

Cela signifie que chaque destinataire a sa propre tâche dans le cycle, avec un pourcentage d’avancement visible. La coordinatrice du cycle voit en une seule vue le degré d’avancement du consortium ou du dossier.

Dans la majorité des cas canon (collecte documentaire de partenaires, justification interne de subventions, documentation des contreparties), le flux se termine ici : cycle complet, tous les documents archivés comme pièces jointes des enregistrements Futuh, rappels envoyés aux retardataires, dossier clôturé.

Étape 5 (optionnelle) : Escalade vers un projet

Section titled “Étape 5 (optionnelle) : Escalade vers un projet”

Il existe des cas où une demande documentaire ne reste pas comme simple tâche mais déclenche un projet complet. Exemples canoniques :

  • Il arrive une documentation d’un appel à projets privé qui n’était pas dans Radar, mais qui mérite d’être présenté.
  • Une entité partenaire demande à votre organisation de piloter un nouveau consortium.
  • Une administration publique demande à votre organisation de fournir une expertise ou un avis formel.

Dans ces cas, l’opératrice technique escalade manuellement la tâche vers un projet dans Gestión de ayudas. Le système préserve le lien bidirectionnel : le projet sait qu’il vient de la Plataforma de Recepción Inteligente, et les documents validés restent accessibles depuis le projet.

À partir de là, le flux se poursuit dans Gestión de ayudas avec le cycle de formulation et de présentation.

Étape 6 : Rappels automatiques aux destinataires

Section titled “Étape 6 : Rappels automatiques aux destinataires”

Tant que le cycle est ouvert, un cron quotidien vérifie les destinataires en retard et envoie des rappels escaladés selon la politique configurée :

  • Tier 1 : ton aimable, rappel poli.
  • Tier 2 : assertif, mention de la date limite.
  • Tier 3 : urgent, avertissement que le délai est dépassé.

Chaque rappel est enregistré dans le chatter de la demande correspondante, avec la mention automatique par le système pour le distinguer des rappels que l’opératrice envoie manuellement.

Comment ce flux s’articule avec le reste

Section titled “Comment ce flux s’articule avec le reste”
ModuleCe qu’il apporte au fluxDétail
[[Plataforma_de_Recepcion_Inteligente]]Reçoit les documents, classifie avec l’IA, gère le cycle de collectePlataforma de Recepción Inteligente
[[Silvio]]Consulte les demandes en attente et signale les retardsSilvio
[[Gestion_de_ayudas]]Accueille le projet quand une demande est escaladéeGestión de ayudas
[[Federacion_Futuh]]Fournit le catalogue de types documentaires canon du secteurFederación Futuh

Pour en savoir plus

Section titled “Pour en savoir plus”